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Le Blog AJILA
Le blog Ajila,
qui contient des dossiers thématiques très pratiques, est le fruit de
10 ans de réfléxion. Il a pour objectif de vous faciliter la
compréhension de certaines thématiques organisationnelles.
Le mail va-t-il tuer votre compétitivité?
Christian Caoudal - Ajila
Conseil - mai 2012
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La perte
d’efficacité due au manque de méthodes, aux échanges d’informations,
aux envois de mails, aux réunions peu productives, devient un véritable
enjeu d’organisation. Cette perte est estimée, selon votre métier,
entre 5 et 20%. Ce qui peut représenter pour une société d’ingénierie
de 15 personnes plus de 50.000€ par an ! Entretien réalisé par
Cyril Arson - Spring partners
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Vous vous intéressez
depuis 2005 aux problématiques de capitalisation. Pourquoi ?
Notre métier étant
d’améliorer l’efficacité des organisations, nous avons constaté, dès
2002, que dès lors que l’on travaille dans la durée avec des équipes
sur un projet, les pertes de réactivité et de connaissances se font
sentir de manière très importante, d'autant plus si elles sont
distantes géographiquement. Nous pilotions à cette époque un projet qui
faisait interagir une vingtaine d’acteurs qui ne se rencontraient que
tous les 3 mois, avec des contraintes fortes de délai et de réactivité.
Tout se passait par mail
… avec tous les problèmes inhérents à ce type de fonctionnement. Nous
avons ainsi conçu très rapidement une plateforme permettant de mieux
piloter ce type de projets que nous confiaient nos clients. Nous avons
ainsi construit un premier prototype pour nos clients, et la première
version commercialisable est apparue dès 2005.
Le
mail est devenu un outil incontournable mais très mal utilisé dites
vous…
Cela fait maintenant près
de 15 ans que les entreprises utilisent cet outil… qui est génial, mais
qui a aussi ses contraintes et ses défauts. Il faut savoir aussi que,
du fait de sa simplicité d’utilisation, moins de 10% des personnes ont
appris à s’en servir correctement. Dans certaines organisations, tout
passe ainsi par cet outil : les échanges, le stockage de documents, les
validations, les espaces de travail, les réservations, la diffusion de
consignes, notes, méthodes, procédures …
Cette sur-utilisation
peut ainsi provoquer désorganisation, démultiplication d’information
déstructurée, baisse de concentration, développement de stress inutile,
et surtout baisse dramatique d’efficacité ! En outre, au moment même où
les entreprises, pour être plus agile sur leur marché, ont réellement
besoin de plus de pro activité et de créativité de la part de leurs
collaborateurs, ceux-ci ont, de la sorte, tendance à ne plus
fonctionner qu’en mode «réactif ».
Vous annoncez une perte
croissante d'efficacité dans les entreprises. C'est à dire ?
Selon l’étude menée par
Mindjet en Angleterre, si on considère le temps perdu par les
collaborateurs à chercher au quotidien des informations dont ils
connaissent l’existence, mais qu’ils ne parviennent pas à retrouver,
cela représenterait 21 minutes par jour … soit 1500 euros par an et par
salarié.
D’autres études montrent
aussi qu’un cadre reçoit en moyenne 120 mails par jour, dont près de la
moitié avec une pièce jointe,. Cela correspond à plus de 30 minutes par
jour rien que pour prendre connaissance et organiser cette information.
Mais il faut savoir que
la baisse d’efficacité ne concerne pas que la réception d’information
ou la recherche d’information. Si vous travaillez en mode projet,
ce mode de fonctionnement désorganisé peut ainsi devenir très
perturbant et donc très couteux !
Vos expériences vous ont
elle amené à chiffrer ce ROI chez des clients ?
Depuis que nous
travaillons sur ces sujets, nous avons rencontré des exemples très
variés. Pour étayer mes propos, je vais m'inspirer de 3 exemples
concrets de PME que nous avons rencontrés.
1er cas : société de
consulting - 9 personnes.
Cette société travaille
sur des missions de longue durée (entre 12 et 24 mois) auprès d’une
clientèle très exigeante. Elle fait intervenir sur les missions qu’elle
pilote des partenaires technologiques dont elle a la responsabilité.
Nous avons très vite mis en place pour cette société une plateforme
collaborative lui permettant de piloter ses missions et de capitaliser
l’ensemble des informations utiles. Le temps gagné par la mise en place
de ces méthodes a été estimé à 1 poste, soit une économie annuelle de
80.000 euros.
2ème cas : société
commerciale dans un contexte industriel - 28 personnes
Cette société en plein
développement travaille à l’international sur la concrétisation de
partenariats industriels pouvant durer entre 1 et 5 ans. Pour faire
aboutir ces partenariats, elle doit organiser une veille permanente et
avoir une très bonne connaissance, ainsi qu'un bon suivi de ses
partenaires technologiques (environ 1200). Nous avons ainsi proposé une
plateforme collaborative qui lui permet de piloter ces partenariats, d
el'initialisation à l'animation, et de capitaliser l’ensemble des
informations stratégiques associées. Avant la mise en œuvre, les
équipes passaient une grosse partie de leur temps en réunion, en appels
téléphoniques pour se passer des infos, en envoi et réception de mails,
à suivre des actions déjà suivies par ailleurs, à refaire des choses
déjà tentées dans le passé… Nous avons estimé le temps passé à ces
actions peu productives à près de 20%. La mise en place de méthodes et
d’outils chez ce client a ainsi permis de réaliser une économie
annuelle de 250.000 euros.
3ème cas : société de
R&D - 18 personnes
Cette société en plein
développement travaille à l’international sur le développement de
produits très technologiques donnant naissance à des brevets. La bonne
connaissance partagée des marchés, des concurrents, des technologies
adaptées et des acteurs hyper qualifiés est ainsi stratégique. La
plateforme collaborative lui permet désormais de piloter ses
projets de R&D, de suivre de manière qualifiée tous ses
échanges professionnels et de capitaliser l’ensemble de la connaissance
métier. Nous n’avons pas pu évaluer le gain réalisé. Par contre ce qui
est sûr c’est que cela s’est traduit par des avantages concurrentiels
déterminants. Depuis la mise en oeuvre il y a 4 ans, cette société
développe 3 fois plus de brevets, et a amélioré sa marge nette de 250%.
De nombreuses solutions
existent sur le marché : comment se repérer ?
Pas si simple, en effet !
Nous vous recommandons de plutôt rechercher un partenaire capable de
mettre en place de manière progressive des méthodes d’organisations
basées sur des plateformes collaboratives … et pas l’inverse ! Ces
plateformes doivent pouvoir intégrer plusieurs modules fonctionnels
(connaissance, veille, contact, projet, qualité, processus, …) parmi
lesquels vous pourrez choisir en fonction de vos besoins actuels, mais
aussi de vos besoins futurs. Il s’agit ainsi de donner de la méthode
(gain de 1 à 10%) pour retrouver l’information qualifiée plus
facilement (gain de 1 à 10%) et permettre de gagner en efficacité (gain
de 1 à 10%). Ce qui, dans le pire des cas, permet un gain minimum de
10%.
Celà ne s'adresse-t-il
qu'aux grandes entreprises?
Certainement pas ! Il
suffit pour cela de s’appuyer sur les 3 exemples décrits précédemment.
Nous avons à ce jour mis en œuvre plus de 50 plateformes dans des
contextes très différents (industrie, services, ingénierie,
institutionnel, …). Et 80% de nos clients sont des organisations dont
l’effectif est compris entre 20 et 200 personnes.
Ces méthodes s’adressent
donc à tout type d’organisation qui cherche à gagner en productivité et
à proposer à ses collaborateurs un outil pour améliorer la qualité et
le confort de leur travail quotidien. A fortiori si vous avez un métier
d’ingénierie, si vous oeuvrez dans un contexte de type Iso. Et si vous
travaillez dans un contexte d’innovation ou de R&D, l'intérêt en
sera d'autant plus grand!
Que conseillez-vous aux
entreprises?
Dans un premier temps
d’en prendre conscience ! Puis de bien intégrer qu’il s’agit ici d’un
enjeu stratégique d’organisation (et pas un projet uniquement logiciel
!).
Ensuite, que ces méthodes
sont déjà éprouvées : environ 10% des organisations y sont déjà
passées, et ce sont souvent des organisations leader dans leur domaine,
car elles ont ainsi trouvé un angle pertinent pour accroitre leur
avance concurrentielle.
Enfin, au-delà des gains
en terme d’efficacité, d’intégrer des aspects positifs suivants plus
difficilement chiffrables :
- intégration de méthodes
très structurantes pour l’organisation
- capitalisation des
connaissances et pérennisation des savoir-faire
- augmentation de la
crédibilité interne comme externe
- amélioration de
l'environnement de partage et des conditions de travail pour vos
collaborateurs
Ce projet est donc un
véritable projet d'organisation, et l'investissement sera un
investissement très rentable : globalement nous considérons qu’1 €
investi va en rapporter 10.
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Aller
plus loin
Vous ressentez que
cette méthode peut être profitable pour vous ou vos équipes? Contactez
nous, nous vous aiderons à la rendre opérationnelle au sein de votre
organisation.
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