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Passer du mode PUSH à un mode PULL ! 3 exemples de réalisation Interview parue dans une revue CCI suite à une conférence réalisée en 2012 sur le KM Pour vous la principale source de perte d'efficacité est... La perte d’efficacité est principalement due au manque de méthodes, à la perte de savoir, aux répétitions redondantes, aux échanges partiels d’informations, aux envois de mails, aux réunions peu productives, devient un véritable enjeu d’organisation. Cette perte est estimée, selon votre métier, entre 5 et 20% de vos charges totales. Ce qui peut représenter pour une société tout simplement sa survie... Vous vous intéressez depuis plus de 10 ans à ces problématiques de capitalisation. Pourquoi ? Notre métier étant d’améliorer l’efficacité des organisations, nous avons constaté, dès 2002, que dès lors que l’on travaille sur des projets de longue durée, les pertes de réactivité et de connaissances se font sentir de manière très importante. A fortiori lorsque les équipes sont distantes géographiquement. Nous pilotions à cette époque un projet qui faisait interagir une vingtaine d’acteurs qui ne se rencontraient que tous les 3 mois, avec des contraintes fortes de délai et de réactivité. Tout se passait au départ par mail … avec toutes les difficultés inhérentes à ce type de fonctionnement. Nous avons ainsi rapidement décidé de mettre en œuvre des méthodes et une solution pour nous permettre de mieux piloter ce type de projets que nous confiaient nos clients. Le mail est devenu un outil incontournable mais très mal utilisé dites vous… Le mail est très mal utilisé. Cela fait maintenant près de 15 ans que les entreprises utilisent cet outil… qui est génial, mais qui a aussi ses contraintes et ses défauts. Il faut savoir aussi que, du fait de sa simplicité d’utilisation, moins de 10% des personnes ont appris à s’en servir correctement. Connaissez-vous des personnes qui ont été formées à l’usage du mail ? Dans certaines organisations, tout passe ainsi par cet outil : les échanges, le stockage de documents, les validations, les espaces de travail, les plans d’actions, la connaissance client, les réservations, la diffusion de consignes, les notes, méthodes, procédures , … Cette sur-utilisation peut ainsi provoquer désorganisation, démultiplication d’information déstructurée, baisse de concentration, développement de stress inutile, et surtout baisse dramatique d’efficacité ! En outre, au moment même où les entreprises, pour être plus agile sur leur marché, ont réellement besoin de plus de pro activité et de créativité de la part de leurs collaborateurs, ceux-ci ont, de la sorte, tendance à ne plus fonctionner qu’en mode «réactif ». Vous annoncez parfois une perte de plus de 10% dans les entreprises. C'est à dire ? Selon l’étude menée par Mindjet en Angleterre, si on considère le temps perdu par les collaborateurs à chercher au quotidien des informations dont ils connaissent l’existence, mais qu’ils ne parviennent pas à retrouver, cela représenterait 21 minutes par jour … soit 1500 euros par an et par salarié. Sur une équipe de 10 personnes, ça représente 75.000€ sur 5 ans, et dans une équipe de 120 personnes près d'1 million d'euros. D’autres études montrent aussi qu’un cadre reçoit en moyenne 120 mails par jour, dont près de la moitié avec des pièces jointes. Cela correspond à plus de 30 minutes par jour rien que pour prendre connaissance et organiser cette information. Sans parler de la désorganisation que cela engendre… Mais il faut savoir que la baisse d’efficacité ne concerne pas que la réception d’information ou la recherche d’information. Si vous travaillez en mode projet, ce mode de fonctionnement désorganisé peut ainsi devenir très perturbant et donc très couteux ! Vos expériences vous ont elle amené à chiffrer ce ROI chez des clients ? Depuis que nous travaillons sur ces sujets, nous avons rencontré des exemples très variés. Pour étayer mes propos, je vais m'inspirer de 3 exemples concrets de PME que j’ai rencontrés. 1er cas : société de consulting - 9 personnes. Cette société travaille sur des missions de longue durée (entre 12 et 24 mois) auprès d’une clientèle très exigeante. Elle fait intervenir sur les missions qu’elle pilote des partenaires technologiques dont elle a la responsabilité. Nous avons très vite mis en place pour cette société une plateforme collaborative lui permettant de piloter ses missions et de capitaliser l’ensemble des informations utiles. Le temps gagné par la mise en place de ces méthodes a été estimé à 1 poste. 2ème cas : société commerciale dans un contexte industriel - 28 personnes Cette société en plein développement travaille à l’international sur la concrétisation de partenariats industriels pouvant durer entre 1 et 5 ans. Pour faire aboutir ces partenariats, elle doit organiser une veille permanente et avoir une très bonne connaissance, ainsi qu'un bon suivi de ses partenaires technologiques (environ 1.200). Nous avons ainsi mis en place des outils et méthodes pour piloter ces partenariats, de l'initialisation à l'animation, et de capitaliser l’ensemble des informations stratégiques associées. Avant la mise en œuvre, les équipes passaient une grosse partie de leur temps en réunion, en appels téléphoniques pour se passer des infos, en envoi et réception de mails, à suivre des actions déjà suivies par ailleurs, à refaire des choses déjà tentées dans le passé… Nous avons estimé le temps passé à ces actions peu productives à près de 20%, soit une économie annuelle de 250.000 euros. 3ème cas : société de R&D - 18 personnes Cette société en plein développement travaille à l’international sur le développement de produits très technologiques donnant naissance à des brevets. La bonne connaissance partagée des marchés, des concurrents, des technologies adaptées et des acteurs hyper qualifiés est ainsi stratégique. Des outils et méthodes mis en œuvre lui permettent désormais d’aller plus vite, de piloter ses projets de R&D, et de suivre de manière qualifiée tous ses échanges professionnels tout en capitalisant l’ensemble de la connaissance métier. Nous n’avons pas pu évaluer le gain réalisé. Par contre ce qui est sûr c’est que cela s’est traduit par des avantages concurrentiels déterminants et une accélération de sa capacité d’innovation. Depuis la mise en oeuvre il y a 4 ans, cette société développe 3 fois plus de brevets, et a amélioré sa marge nette de 250%. De nombreuses solutions existent sur le marché : comment se repérer ? Pas si simple, en effet ! Nous vous recommandons de plutôt rechercher un partenaire qui sera capable de vous accompagner dans la démarche, tout en mettant en place de manière progressive les modules et les méthodes d’organisations … et pas l’inverse ! l'outil est un support, pas une fin en soi ! Cette erreur est à l'origine de la plupart des plantages sur ce sujet. Ces outils et méthodes doivent pouvoir aussi, dans la mesure du possible, intégrer plusieurs modules fonctionnels (connaissance, veille, contact, projet, qualité, processus, …) parmi lesquels vous pourrez choisir en fonction de vos besoins actuels, mais aussi de vos besoins futurs. Il s’agit ainsi de donner de la méthode (gain de 1 à 10%) pour retrouver l’information qualifiée plus facilement (gain de 1 à 10%) et permettre de gagner en efficacité (gain de 1 à 10%). Ce qui, dans le pire des cas, permettra un gain minimum d’au moins 5 % Celà ne s'adresse-t-il qu'aux grandes entreprises? Bien sûr que non ! Il suffit pour cela de s’appuyer sur les 3 exemples décrits précédemment. J’ai réalisé à ce jour plus de 50 missions dans des contextes très différents (industrie, services, ingénierie, institutionnel, …). Et 80% de ces clients sont des organisations dont l’effectif est compris entre 20 et 200 personnes. Ces méthodes s’adressent donc à tout type d’organisation qui cherche à gagner en productivité et à proposer à ses collaborateurs un outil pour améliorer la qualité et le confort de leur travail quotidien. A fortiori si vous avez un métier d’ingénierie, si vous oeuvrez dans un contexte de type Iso. Et si vous travaillez dans un contexte d’innovation ou de R&D, l'intérêt en sera d'autant plus grand! Que conseillez-vous aux entreprises? Dans un premier temps de prendre conscience du problème ! Puis de bien intégrer qu’il s’agit ici d’un enjeu stratégique d’organisation, et pas un projet de mise en oeuvre de logiciel ! Ensuite, que ces méthodes sont déjà éprouvées : environ 30% des organisations y sont déjà passées, et ce sont souvent des organisations leader dans leur domaine, car elles ont ainsi trouvé un angle pertinent pour accroitre leur avance concurrentielle. Enfin, au-delà des gains en termes d’efficacité, d’intégrer des aspects positifs suivants plus difficilement chiffrables : - intégration de méthodes très structurantes pour l’organisation - capitalisation des connaissances et pérennisation des savoir-faire - augmentation de la crédibilité interne comme externe - amélioration de l'environnement de partage et des conditions de travail pour vos collaborateurs Ce projet est donc un véritable projet d'organisation, et l'investissement sera un investissement très rentable : globalement nous considérons qu’1 € investi va en rapporter 10.  Ce sujet vous intéresse... Et
si on en parlait !  |
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